ไม่ใช่มติ AGM ทุกเรื่องที่ต้องยื่นต่อ DBD — แต่การระบุว่ามติใดต้องยื่นเป็นภาระหน้าที่ด้าน compliance ในตัวเอง มติที่เปลี่ยนแปลงรายการจดทะเบียนของบริษัทต้องยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยทั่วไปอาจรวมถึงการพ้นจากตำแหน่งและการเลือกตั้งกรรมการใหม่ การแต่งตั้งผู้สอบบัญชี (ซึ่งอาจปรากฏในหนังสือรับรองในบางกรณี) และการตัดสินใจบางประการเกี่ยวกับทุน UnionSPACE ระบุหน้าที่การยื่นทั้งหมดก่อนเรียกประชุม AGM เพื่อให้สามารถยื่นเอกสารได้โดยไม่ล่าช้าหลังรายงานการประชุมได้รับการลงนาม

รายงานการประชุม AGM ของไทยต้องบันทึกวันที่ เวลา และสถานที่ประชุม การยืนยันว่าองค์ประชุมครบถ้วน รายชื่อผู้เข้าประชุมและผู้แทนโดยหนังสือมอบฉันทะ มติแต่ละเรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณาและผลการลงคะแนน รวมถึงลายมือชื่อของประธานในที่ประชุม รายงานการประชุมที่ไม่ครบถ้วน ไม่ลงนาม หรือไม่สอดคล้องกับวาระที่เวียนแจ้ง ถือว่ามีข้อบกพร่องทางกฎหมาย — ไม่ว่าข้อเท็จจริงในที่ประชุมจะเป็นอย่างไรก็ตาม เราจัดทำรายงานการประชุมโดยเร็วหลัง AGM และประสานงานการลงนามก่อนที่บันทึกข้อเท็จจริงจะล้าสมัย

การไม่จัดประชุม AGM ภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นสุดรอบบัญชีเป็นการฝ่าฝืนประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ของไทย กรรมการอาจมีความเสี่ยงต่อผลทางกำกับดูแลเป็นการส่วนตัว นอกเหนือจากความเสี่ยงทางกำกับดูแล ผลกระทบในทางปฏิบัติยังทวีความรุนแรง: งบการเงินไม่สามารถยื่นต่อกรมสรรพากรได้หากยังไม่ได้รับอนุมัติจาก AGM เงินปันผลที่ประกาศโดยไม่มีมติ AGM ที่ถูกต้องอาจไม่เป็นไปตามกฎหมาย และการเลือกตั้งกรรมการใหม่หรือการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่ควรได้รับอนุมัติใน AGM จะค้างอยู่ในสถานะทางกฎหมายที่ไม่แน่นอนจนกว่าจะมีการจัดประชุมโดยชอบเพื่อพิจารณา

Scenario S.29 ครอบคลุมเฉพาะขั้นตอนหนังสือเชิญประชุมและการเวียนเอกสารให้ผู้ถือหุ้น — เหมาะสำหรับบริษัทที่มีทรัพยากรภายในสำหรับจัดทำรายงานการประชุมและดำเนินการยื่น DBD หลังการประชุมด้วยตนเอง Scenario S.28 (บริการนี้) ครอบคลุมกระบวนการ AGM แบบครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ: หนังสือเชิญประชุม การเวียนเอกสาร การสนับสนุนกระบวนการประชุม การจัดทำรายงานการประชุม การยื่นต่อ DBD และการส่งมอบหนังสือรับรองฉบับปรับปรุง สำหรับบริษัทจำกัดไทยส่วนใหญ่ — โดยเฉพาะบริษัทที่บริหารโดยผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ หรือไม่มีฝ่ายกฎหมายภายใน — แพ็กเกจครบวงจรเป็นทางเลือกที่เหมาะสมและมีความเสี่ยงต่ำกว่า

เอกสาร AGM ที่มีผลใช้บังคับ — หนังสือเชิญประชุม ระเบียบวาระ มติ และรายงานการประชุม — ต้องจัดทำเป็นภาษาไทยเพื่อให้มีผลสมบูรณ์ตามกฎหมายในประเทศไทย สำหรับบริษัทที่บริหารโดยผู้บริหารหรือผู้ถือหุ้นต่างชาติ รูปแบบสองภาษาไทย/อังกฤษเป็นแนวทางมาตรฐาน: ข้อความภาษาไทยเป็นเอกสารที่มีผลใช้บังคับ ส่วนข้อความภาษาอังกฤษเป็นคำแปลเพื่อการทำงานสำหรับกรรมการและผู้ถือหุ้นต่างชาติ UnionSPACE จัดทำเอกสาร AGM ทั้งแบบภาษาไทยเท่านั้นหรือสองภาษาไทย/อังกฤษตามความต้องการของบริษัท