ระยะเวลาบอกกล่าวขั้นต่ำตามกฎหมายคือเจ็ดวัน หากข้อบังคับบริษัทกำหนดระยะเวลาที่ยาวกว่า เช่น 14 หรือ 21 วัน ซึ่งพบได้บ่อยในบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ ให้ต้องใช้ระยะเวลาตามข้อบังคับบริษัท นอกจากการส่งหนังสือถึงผู้ถือหุ้นโดยตรงแล้ว ยังต้องประกาศหนังสือนัดประชุมในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นล่วงหน้าไม่น้อยกว่าเจ็ดวันก่อนวันประชุมด้วย ทั้งสองส่วนเป็นหน้าที่ที่ต้องดำเนินการควบคู่กันเพื่อให้การประชุมเรียกโดยชอบ

การประชุม AGM ของบริษัทไทยโดยทั่วไปต้องพิจารณาวาระตามกฎหมาย ได้แก่ การอนุมัติงบการเงินประจำปี การอนุมัติการจ่ายเงินปันผลหากมี การเลือกตั้งหรือเลือกตั้งซ้ำกรรมการที่พ้นจากตำแหน่งตามวาระ และการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีพร้อมกำหนดค่าตอบแทน วาระเพิ่มเติมที่คณะกรรมการต้องการเสนอให้ผู้ถือหุ้นพิจารณา เช่น ค่าตอบแทนกรรมการ การเปลี่ยนแปลงทุน หรือการอนุมัติธุรกรรมเฉพาะ ต้องระบุไว้ในวาระที่ส่งให้ผู้ถือหุ้นด้วย มติในเรื่องที่ไม่ได้ระบุไว้ในหนังสือนัดประชุมอาจไม่สามารถผ่านได้โดยชอบ

AGM ที่จัดขึ้นโดยหนังสือนัดประชุมที่ไม่ถูกต้องอาจถือว่าเป็นการเรียกประชุมโดยไม่ชอบ และมติที่ประชุมอาจไม่มีผลทางกฎหมาย ผลในทางปฏิบัติมีความสำคัญอย่างยิ่ง เช่น งบการเงินอาจไม่สามารถยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือใช้ประกอบการลงนามของผู้สอบบัญชีได้ การจ่ายเงินปันผลอาจผิดขั้นตอนและเสี่ยงต่อการถูกเรียกคืน กรรมการที่ได้รับเลือกตั้งหรือแต่งตั้งซ้ำอาจไม่มีฐานะสมบูรณ์ และธุรกรรมที่อาศัยมติที่ไม่สมบูรณ์อาจถูกโต้แย้งได้ ความเสี่ยงเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการจัดทำหนังสือนัดประชุมให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

เอกสารหลักที่มีผลทางกฎหมายควรจัดทำเป็นภาษาไทย สำหรับบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ รูปแบบสองภาษาไทย/อังกฤษเป็นแนวทางที่เหมาะสมและพบได้ทั่วไป โดยให้ข้อความภาษาไทยเป็นข้อความที่มีผลใช้บังคับทางกฎหมาย ส่วนข้อความภาษาอังกฤษเป็นคำแปลเพื่อความเข้าใจและการบริหารงาน UnionSPACE สามารถจัดทำหนังสือนัดประชุมได้ทั้งรูปแบบภาษาไทยเท่านั้น หรือสองภาษาไทย/อังกฤษตามความต้องการของบริษัท

ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ การประชุม AGM ต้องมีผู้ถือหุ้นที่มาประชุมด้วยตนเองหรือโดยผู้รับมอบฉันทะซึ่งถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่าหนึ่งในสี่ของจำนวนหุ้นที่ออกทั้งหมดของบริษัท หากไม่ครบองค์ประชุม ต้องเลื่อนการประชุมออกไปไม่น้อยกว่า 14 วัน ในการประชุมครั้งถัดไปให้ดำเนินการได้ตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ผู้ถือหุ้นที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมด้วยตนเองสามารถแต่งตั้งผู้รับมอบฉันทะได้ และเราจะรวมคำแนะนำเกี่ยวกับแบบมอบฉันทะไว้ในบันทึกขั้นตอนการประชุมที่ส่งมอบในทุกงาน